effectiviteit, efficiëntie en productiviteit

In mijn dagelijkse praktijk als consultant en docent ervaar ik dat de begrippen efficiëntie, effectiviteit en productiviteit nogal eens stof tot discussie oplevert. Niet alleen over de betekenis van de begrippen zelf, maar ook over de manier waarop ze elkaar beïnvloeden. Als de begrippen dezelfde zijn maar de definities verschillen, spreken we alsnog een verschillende taal. In de samenwerking in de keten is het van belang dat we met elkaar dezelfde taal (begrip + definitie) spreken. In de literatuur komen we als bekende verklaringen tegen:
 

In de keten, waar we te maken hebben met klantleverancier relaties, wordt datgene wat de goede dingen zijn bepaald door wat je afspreekt met je klant. Effectiviteit heeft dus te maken met afspraken nakomen met anderen, met de klant.
De inspanning die je moet leveren om die afspraak na te komen, heeft te maken met de offers die je moet brengen en daarmee met efficiëntie. Begrippen die we op deze wijze met elkaar in verband kunnen brengen zijn:

Wat de discussie mede complex maakt is het abstractieniveau waarop die gevoerd wordt.
Als we een organisatie als entiteit nemen is de externe klant de partij. Als we inzoomen op afdelingen binnen de organisatie is mogelijk een interne afdeling een klant van een andere interne afdeling. Daarmee zien we de begrippen op verschillende niveaus terug. (zie figuur 1)

figuur 1: efficiëntie en effectiviteit

Figuur 2: Prestatie-indicatoren
 

Aan de concrete prestatie-indicatoren kunnen we getallen hangen die we uitdrukken in normen. Zodra we daar verbetering in willen aanbrengen benoemen we doelen.
De mate waarin we de normen van effectiviteit halen bepaalt onze doeltreffendheid. De mate waarin onze inspanning in de juiste verhouding staat tot het bereiken van de doelen zegt wat over onze doelmatigheid.

In de prioriteitstelling tussen effectiviteit en efficiëntie is het vaak een afweging welke van de twee op de eerste plaats komt. Gezien het feit dat effectiviteit te maken heeft met de mate waarin we onze afspraken nakomen en we afhankelijk daarvan klanten wel of niet houden, moge duidelijk worden verondersteld dat deze de belangrijkste is. Echter niet tegen elke prijs. We willen die effectiviteit halen tegen de laagst mogelijk kosten en daarmee zo efficiënt mogelijk zijn. Met andere woorden: we willen tegen de laagst mogelijke kosten doen wat we beloofd hebben, of zo efficiënt mogelijk effectief zijn.

In het voorbeeld hierboven leidt het ertoe, dat als we meer voorraad hebben dan we nodig hebben om aan de vraag te voldoen, we inefficiënt effectief zijn. Een voorraadverlaging is dan een goede actie.

Productiviteit

De verhouding offers ten opzichte van resultaat, de verhouding input – output, de samenhang tussen efficiency en effectiviteit is de productiviteit.

Rekenkundig kan een en ander als volgt worden ondersteund.

Efficiency en effectiviteit en dus ook productiviteit kunnen worden bepaald door de normwaarde te vergelijken met de werkelijke waarde. 
 

Rekenvoorbeeld:
Een bedrijf heeft als norm voor het verwerken van lading (= output) van 500 pallets de inzet van 200 manuur

(= input). Op een dag geeft de klant aan met spoed 550 pallets nodig te hebben waarvoor de leverancier besluit 250 manuur in te zetten.

Vraag:

1. Wat is de invloed op de efficiëntie, de effectiviteit en de productiviteit van de inzet van 250 manuur.

2. Bij welke effectiviteit zou de werkelijke productiviteit gelijk zijn aan de norm productiviteit
 

Hieruit blijkt dat we naar verhouding teveel manuren hebben ingezet voor een relatief te kleine stijging in de effectiviteit met een negatief gevolg voor de productiviteit. Om de werkelijke productiviteit ten minste de norm productiviteit te laten halen, zouden we met de inzet van 250 manuur ten minste 625 pallets moeten laten verwerken.

2,5 = x / 250;      x = 2,5 * 250 = 625 pallets

óf

550 pallets verwerken met 220 manuur

2,5 = 550 / x;      x = 550 / 2,5 = 220 manuur 

Bron: Analyse van organisatieproblemen, ir. Jan in 't Veld